Ausgangslage
Das kostet heute Zeit.
Rechnungen und Belege kommen über Postfächer, Portale, Downloads und Fotos herein. Vor der Buchhaltung müssen sie gesucht, umbenannt und in Monatsordner übertragen werden. Erst spät fällt auf, was fehlt oder doppelt vorhanden ist.
Entscheidung
Deshalb passt diese Lösung.
Der Eingang folgt wiederkehrenden Kanälen und festen Ablageregeln. Deshalb eignet sich eine Automation, die Dokumente einsammelt und Ausnahmen sichtbar macht, besser als ein weiterer manueller Monatsprozess.
Gebaut
So läuft es ab.
Freigegebene E-Mail-Postfächer, Uploadordner und Scan-Eingänge werden mit einer zentralen Ablagelogik verbunden. Das System sammelt und sortiert; fachliche Einordnung und Verbuchung bleiben beim Betrieb oder der Steuerberatung.
- 01
Ein Beleg trifft über einen vereinbarten Eingang ein.
- 02
Datei, Zeitraum und mögliche Dublette werden geprüft.
- 03
Das Dokument landet in der zentralen Monatsablage.
- 04
Unklare oder fehlende Belege erscheinen in einer Prüfliste.
Menschliche Kontrolle
Hier entscheidet weiterhin ein Mensch.
Der Betrieb oder die Steuerberatung prüft Ausnahmen, Kontierung und vollständige Übergabe. Die Automation übernimmt keine steuerliche Entscheidung.
Stand der Umsetzung
Das haben wir bereits getestet.
Belegsuche, Zahlungslisten, Monatsordner und offene Beleglisten wurden im eigenen Buchhaltungsablauf eingesetzt. Der produktive Dauerimport bleibt eine kundenspezifische Ausbaustufe.